訴訟に備える！ESIとその重要性

訴訟に備える！ESIとその重要性

電子的に保存された情報、ESIとは

– 電子的に保存された情報、ESIとは「電子的に保存された情報」、英語でElectronically Stored Information、略してESIとは、一見すると私たちの身の回りにあるデジタルデータ全てを指す言葉のように思えます。しかし、ESIはアメリカの法律用語であり、連邦民事訴訟規則（FRCP）という規則の中で明確に定義されています。そのため、この言葉は日本国内で起こったトラブルに適用されるものではありません。では、なぜ日本の私たちがESIについて知る必要があるのでしょうか。それは、グローバル化が進む現代社会において、海外企業とのビジネスは増加傾向にあり、訴訟に発展する可能性も考えられるからです。もし、アメリカの裁判所による訴訟になった場合、企業はFRCPに従ってESIを適切に管理・開示する義務を負います。FRCPでは、ESIの範囲を広く定義しており、電子メールや文書ファイルにとどまりません。例えば、画像データや音声データ、データベース、さらにはウェブサイトのアクセスログなどもESIに含まれます。近年では、ソーシャルメディアの投稿やクラウド上に保存されたデータなどもESIとみなされる傾向にあり、その範囲はますます広がりを見せています。ESIは、訴訟における重要な証拠となり得る情報です。そのため、日頃から適切な情報管理体制を構築しておくことが、企業のリスク管理として重要と言えるでしょう。

ESIの対象範囲

電子情報開示（ESI）の対象となる情報は、従来の紙媒体の情報と比較して、その範囲が大きく広がっています。具体的には、日常的に使用するオフィス文書ファイルやPDF、画像、動画ファイルといったものはもちろんのこと、企業活動において重要な役割を担うデータベースやシステムログなども含まれます。さらに、ウェブサイトへのアクセス履歴や、従業員によるソーシャルメディアへの投稿なども、訴訟や調査の際に証拠となる可能性があります。
近年では、多くの企業が業務効率化やコスト削減のためにクラウドサービスを利用するようになり、それに伴い、クラウド上に保存されたデータもESIの対象となるケースが増えています。また、スマートフォンやタブレット端末などのモバイルデバイスの普及に伴い、これらの機器に保存されたデータもESIの対象となるケースが増えています。このように、ESIは、その形式や保存場所が多様化している点が特徴であり、企業は、訴訟や調査に備えて、適切な情報管理体制を構築しておく必要があります。

揮発性メモリも対象となる判例

近年、訴訟において重要な証拠となる電子データは、従来の書類や記録媒体だけでなく、コンピュータやスマートフォンなど、様々な形で存在しています。このような電子データは「電子的に保存された情報」を意味するESI(Electronically Stored Information)と呼ばれ、その範囲は年々広がっています。

従来、ESIはハードディスクやUSBメモリなどのストレージデバイスに保存されているデータが中心でした。しかし、アメリカ合衆国では、コンピュータの主記憶装置であるRAM（揮発性メモリ）もESIに含まれるという判決が下されました。RAMは電源を切るとデータが消えてしまう一時的な記憶装置ですが、事件の重要な証拠となる情報が残っている可能性があるため、ESIとして扱うべきであると判断されたのです。

この判決は、デジタルフォレンジックの専門家や弁護士の間で大きな話題となりました。RAMはデータの保存期間が短く、解析が難しいとされてきましたが、この判決により、RAMに残されたデータも重要な証拠となり得るという認識が広まりました。

このように、ESIは技術の進歩や裁判所の判断によって、その範囲や定義が変化していく可能性があります。そのため、企業は常に最新の情報を収集し、適切な情報管理体制を構築していく必要があります。

フォレンジック調査とESI

不正行為や犯罪の証拠を収集し、分析する調査をフォレンジック調査と言います。従来のフォレンジック調査では、紙媒体の文書や物理的な証拠物が主な調査対象でした。しかし近年では、コンピュータやスマートフォンなどのデジタルデバイスが犯罪に利用されるケースが増加しています。そのため、これらのデジタルデバイスから得られる電子的な情報が、フォレンジック調査において重要な証拠となるケースが増えています。この電子的な情報をESI（Electronically Stored Information）と呼びます。

ESIには、電子メール、文書ファイル、画像ファイル、データベース、アクセスログなど、様々な種類のデータが含まれます。これらのデータは、不正行為や犯罪の発生日時、場所、方法、関係者などを特定するための重要な手がかりとなります。例えば、従業員による情報漏洩事件では、従業員がいつ、どこで、どのファイルにアクセスし、外部に送信したのかを明らかにするために、コンピュータやサーバに残されたログやファイルが重要な証拠となります。

フォレンジック調査においては、ESIを適切に収集、保全、分析することが事件の真相解明に不可欠です。しかし、ESIは改ざんや消去が容易であるため、特別な知識や技術を用いて適切に取り扱う必要があります。具体的には、データの複製を作成して原本を保全したり、データの改ざんを検知するための技術を用いたりするなど、専門的な手法が求められます。そのため、フォレンジック調査には専門の知識を持った担当者が必要とされています。

ESIの理解は訴訟対応の鍵

近年、企業間のトラブルにおいて、裁判などの法的手続きに発展するケースが増加しています。このような状況下、企業は、訴訟に対応するために必要な情報を適切に管理・保管しておくことがこれまで以上に重要となっています。特に、電子的に保存された情報で、訴訟において証拠となりうるものは「電磁的証拠」と呼ばれ、その重要性がますます高まっています。
電磁的証拠は、紙媒体の証拠と比較して、データ量が多く、散逸・消失しやすく、改ざんが容易といった特徴があります。そのため、企業は、電磁的証拠を適切に管理・保存しておくための体制を構築する必要があります。
具体的には、まず、電磁的証拠となりうる情報の範囲を明確化し、その保存場所を特定する必要があります。重要なメールや契約書などの電子データは、もちろんのこと、アクセス履歴や編集履歴なども証拠となりうるため、適切な方法で保存する必要があります。
さらに、アクセス権限を設定し、担当者以外はアクセスできないようにするなど、情報の漏えいや不正アクセスを防ぐための対策も必要です。また、電磁的証拠は、必要に応じて速やかに開示・提出できるように、日頃から整理・保管しておく必要があります。
このように、電磁的証拠への理解を深め、適切な対応策を講じておくことは、企業にとって、訴訟リスクを低減し、円滑な事業継続を実現するために不可欠な要素と言えるでしょう。